Financial crm: un unico tool per il controllo di gestione

Niente più excel e fogli di calcolo per il controllo di gestione, grazie al Financial CRM.

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Abbiamo recentemente affrontato il tema del digital CRM, delle sue origini e della sua progressiva differenziazione a seconda degli obiettivi aziendali. Oggi parleremo invece del financial CRM, ovvero di un CRM integrato, ideato appositamente per facilitare i processi e le attività di controllo di gestione.

Non si tratta di uno strumento che si sostituisce ai gestionali, al contrario, ne potenzia le funzionalità. Proprio grazie ai dati inseriti nei gestionali, infatti, il financial CRM, può restituire informazioni utili su budget, andamento del cashflow e stato di salute dell’azienda.

Ma facciamo un passo indietro. Generalmente il termine “financial CRM”  indica il mercato a cui è destinata questa tipologia di prodotto: banche, istituti di credito e finanziarie. Nel nostro caso invece l’aggettivo ‘financial’ indica la possibilità, attraverso lo strumento CRM, di ricavare dati, statistiche ed andamenti riguardanti l’attività finanziaria dell’azienda utilizzatrice.

Cerchiamo allora di capire in che modo il financial CRM potrebbe risultare utile per le figure addette alla gestione finanziaria aziendale.

Generalmente, per la gestione dell’attività contabile ed amministrativa, le aziende utilizzano specifici software gestionali. Tra i più noti troviamo Zucchetti e Team System, che consentono di registrare prime note, fatture, entrate, uscite, conti economici e molto altro. I principali gestionali permettono quindi di monitorare il cashflow, di fare stime previsionali (approssimative) su obiettivi aziendali e di rimanere aggiornati su scadenze contabili da rispettare. Ma qual è la funzionalità mancante ai principali software utilizzati? Qual è l’attività più gravosa per gli addetti alla gestione finanziaria, cui i gestionali non riescono a porre rimedio?La risposta è l’attività di data entry.

La possibilità di fare stime ed analisi finanziarie infatti, passa frequentemente da una doppia attività di inserimento dati. La prima nel gestionale per la registrazione di fatture e delle frequenti entrate e uscite aziendali; la seconda, generalmente su file excel, appositamente realizzati per fare stime in merito a budget e obiettivi da raggiungere. Inevitabilmente questa doppia attività ha come conseguenze oltre alla perdita di tempo, una buona quantità di errori di trascrizione.

Una ulteriore problematica, è legata al monitoraggio in real time dei dati. In genere, le risorse addette alla gestione finanziaria si ritagliano un momento specifico del mese dedicato all’ aggiornamento dei conti economici. Questo significa che per avere “il polso della situazione”, i financial manager, devono attendere che tutti i dati siano stati inseriti. In sostanza, difficilmente si ha una panoramica in real time dell’andamento economico aziendale.

In quanto piccola azienda del settore tecnologico, anche noi spesso ci troviamo di fronte ai medesimi problemi e, in quanto software house, abbiamo pensato a come aggirare queste inefficienze. Attraverso apposite API abbiamo quindi collegato il gestionale che utilizziamo per la gestione amministrativa, Danea EasyFatt, al nostro Material CRM. Il risultato è stato sorprendentemente efficace. L’attività di data entry avviene una volta sola, perchè “pescando” i dati direttamente dal gestionale, il material CRM si aggiorna in automatico. Questo si traduce nella trasformazione dei dati inseriti in grafici di facile lettura e in un risparmio di tempo del 50%.

A questo si aggiunge la possibilità di avere in qualsiasi momento una visualizzazione  in real time dello stato di salute aziendale e di stimare in maniera precisa costi e budget di un determinato periodo.

L’altra grande opportunità deriva dal fatto che si tratta di un applicazione web based. I dati e le statistiche sono raggiungibili in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e da qualsiasi device grazie alle credenziali d’accesso personali. Questo permette di usufruire dell’applicazione in piena mobilità facilitando la consultazione dei dati anche fuori dall’azienda, agevolando i manager, spesso fuori sede per viaggi e trasferte di lavoro.

Ultima, ma non per importanza la facilità di utilizzo. Il financial CRM si presenta come uno strumento user friendly, semplice ed estremamente intuitivo. L’overview offre la possibilità di personalizzare la tipologia di widget e grafici presentati a seconda delle specifiche necessità aziendali. Sono disponibili per esempio, widget per l’analisi dell’andamento delle vendite, per il monitoraggio dei conti economici o per l’analisi del cashflow.

L’insieme di queste funzionalità, supportate da interfacce grafiche rese semplici e intuitive grazie grafici interattivi, rende il financial CRM ottimo strumento di decision making. La possibilità di monitorare velocemente e grazie ad un unico strumento i trend aziendali, permette al board di valutare con estrema facilità grandi quantitativi di dati, e di prendere velocemente le decisioni giuste per la crescita del proprio business.

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