Che differenza c’è tra un gestionale e un ERP software?

Che differenza c’è tra un gestionale e un ERP software?

La differenza principale è che un un software gestionale tende soprattutto a ricavare e consuntivare informazioni nelle diverse aree di gestione (amministrazione, produzione, ecc.), mentre un sistema ERP – Enterprise Resource Planning – è un programma esteso e integrato, parte dei flussi organizzativi dell’azienda. Ciò significa che l’ERP tratta una pluralità di applicazioni che, condividendo lo stesso database, possono comunicare perfettamente tra di loro e trasferire dati in maniera efficace e coordinata. Entrando nel dettaglio, possiamo vedere che un ERP è in grado di gestire ad esempio clienti, fornitori, risorse umane, amministrazione, magazzino, pianificazione e marketing, distribuzione, lista che può essere estesa alla quasi totalità dei settori aziendali. Tra i gestionali tradizionali e le soluzioni ERP esiste quindi una differenza sostanziale, ed è quella della perfetta integrazione dei processi che la seconda soluzione è in grado di offrire.

Gli elementi che principalmente distinguono un ERP system da un gestionale sono quindi 3:

1. massima collaborazione possibile tra tutte le funzioni aziendali per utilizzare al meglio i dati inseriti e raccolti, e conseguente elaborazione delle informazioni per proporre o pianificare attività e ordini;
2. controllo costante di tutti i processi aziendali;
3. capacità di raccogliere ed elaborare quegli importanti dati sintetici che consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda.

Il ciclo di vita di un sw ERP è molto più lungo rispetto a quello di un gestionale e ha un impatto significativo sia sul business aziendale che sul suo processo evolutivo, ed è proprio per questo che è altresì molto importante nutrirlo di dati puliti e di valore, per mantenere l’ingranaggio completamente sano. Ci spiega come farlo l’Ing. Carlo Binder, nel nostro article blog https://www.logikamente.it/blog/industria-4-0/dati-analisi-consapevolezza-accuratezza-precisione/, che tratta dell’accuratezza e della consapevolezza nell’utilizzo dei dati.

Come scegliere un software ERP

La scelta di un pacchetto, in particolare un software gestionale o un ERP, impatta fortemente su tutte le aree e i processi dell’azienda, coinvolgendo le risorse interne; dall’amministrazione all’area ciclo attivo/passivo e commerciale, dal magazzino e produzione alla logistica, fino all‘ufficio tecnico.

La migliore delle scelte da compiersi sarà effettuata sempre e comunque assecondando le reali esigenze aziendali. Proprio per questo motivo prima di procedere con l’acquisto della soluzione d’interesse, è opportuno seguire degli step precisi. Il primo di questi è quello di riunire i diversi leader aziendali, perché solamente in questo modo è possibile definire con precisione gli obiettivi d’impresa.

In secondo luogo è doveroso effettuare un’accurata valutazione interna, per cercare di determinare con esattezza quali aspetti funzionano al meglio all’interno dell’azienda, ma soprattutto quelli su cui si deve intervenire per apportare dei miglioramenti. In questo momento sostanzialmente si comprenderanno quali sono le sfide da affrontare nel momento in cui si andrà ad implementare un ERP software.

L’ultimo step prima della decisione finale riguarda la fase test. Prima di acquistare la soluzione, infatti, è necessario anche provare il gestionale attraverso delle versioni demo di valutazione. Solamente in questo modo sarà possibile rendersi conto se l’ERP personalizzato è realmente quello che potrà apportare i molteplici benefici di un gestionale custom.

Copertura funzionale in un software ERP

Il software ERP deve essere in grado di rispondere a determinati obiettivi di business, sia a breve che a lungo termine, come per esempio rendere l’impresa più efficiente, o ampliarne le possibilità di crescita.

Sicurezza, affidabilità, velocità e scalabilità sono certamente requisiti che ogni soluzione dovrebbe possedere, ma ci sono anche diversi fattori specifici legati alle peculiarità di ogni realtà aziendale, da tenere in considerazione quando ci si appresta a introdurre o a cambiare un gestionale ERP. Di seguito i principali:

1. Mappa dei processi
2. Scelta della soluzione
3. Configurazione e Flessibilità

Mappa dei processi

E’ innanzitutto necessaria una preventiva mappatura dei processi organizzativi attuali e delle esigenze di evoluzione degli stessi per poter verificare se una soluzione ERP copre tutte le funzioni che sono attualmente necessarie per la vita dell’azienda. La complessità della mappatura dipenderà dalla struttura aziendale, ma in generale è soprattutto importante individuare quali sono gli elementi più specifici e più critici che caratterizzano l’organizzazione.

Scelta della soluzione

La versatilità è essenziale per controllare e ottimizzare qualsiasi processo aziendale, gestire i flussi di informazioni secondo regole condivise e limitare gli sprechi di tempo e risorse. Dalla precedente mappatura dei processi si può comprendere quali sono i moduli software che devono essere presenti al primo “go live” e quali invece potranno eventualmente essere adottati in un secondo tempo. Anche in quest’ottica, oltre che per una generale pulizia e ingegneria della struttura funzionale del prodotto, è preferibile un ERP completamente modulare, composto cioè da moduli integrati fra loro, ma anche in grado di lavorare in modo indipendente e di essere installati in momenti successivi, secondo un piano di crescita graduale. L’ERP deve essere appositamente studiato per supportare non solo funzioni generali, ma anche quelle funzioni specifiche proprie di ogni settore industriale e commerciale.

Configurazione e flessibilità dei processi di business

Nel caso in cui la soluzione ERP sia già sufficientemente completa e riesca a coprire il 100% dei processi aziendali, è in ogni caso utile tenere conto che le esigenze di business e i relativi flussi informativi possono cambiare nel corso della vita dell’azienda. E’ quindi preferibile un ERP che non solo sia altamente configurabile, ma che riesca già a supportare un variegato tipo di organizzazioni, come ad esempio soddisfare le esigenze gestionali di imprese che operano nei più diffusi ma differenti settori di business, industriali o commerciali.

TCO (Total Cost of Ownership)

L’azienda dovrebbe cercare di orientarsi verso la scelta di un gestionale ERP che assicuri efficienza dal punto di vista tecnico, organizzativo e di allocazione delle risorse, ma nel contempo garantisca un Total Cost of Ownership (TCO) adeguato alla distribuzione delle proprie risorse economiche.