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Cos’è la gestione del magazzino?

La gestione del magazzino è un insieme complesso di processi operativi che riguarda ogni attività, dalla ricezione delle merci alla loro movimentazione, dallo stoccaggio fino alla spedizione e alla verifica delle giacenze. Non si tratta solo di “tenere in ordine gli scaffali”: una gestione del magazzino efficiente permette di ridurre gli errori, ottimizzare i tempi e contenere i costi, trasformando il magazzino in un asset strategico.

Ogni decisione, dall’ allocazione dei materiali alle modalità di picking, incide direttamente sulla continuità dei flussi produttivi. Una gestione efficace garantisce che le scorte siano disponibili quando servono, minimizzando i costi legati all’inventario e riducendo le rotture di stock.

Per molti responsabili logistica, il magazzino rappresenta ancora una sfida: poiché i sistemi manuali o basati su fogli Excel non offrono la tracciabilità necessaria e rendono difficile ottenere dati in tempo reale. In un contesto industriale complesso, dove i volumi sono elevati e le esigenze produttive in continuo cambiamento, la gestione del magazzino deve diventare un processo digitalizzato e connesso, capace di supportare decisioni rapide e strategiche.

3 strategie comuni nella gestione del magazzino

La gestione del magazzino varia in base alle dimensioni dell’ azienda, al settore in cui opera e al prodotto che gestisce. Un azienda che opera nel settore metallurgico non avrà le stesse esigenze di un’azienda dell’ industria alimentare. Esistono 3 strategie comuni per la gestione dell’inventario:

Sistema di inventario manuale: questo sistema di gestione magazzino si limita al conteggio fisico della merce e alla registrazione delle quantità su moduli cartacei o fogli Excel.
Sistema di inventario periodico: è il metodo che prevede un aggiornamento delle quantità di magazzino solo al momento del conteggio periodico.
Sistema di inventario perpetuo: è il sistema migliore, che permette di monitorare in real time tutte le attività di magazzino grazie all’adozione di soluzioni software

Dalla gestione magazzino tradizionale alla digitalizzazione

Storicamente, molte aziende hanno gestito il magazzino con strumenti manuali, come registri cartacei o fogli Excel. Questi metodi funzionano solo in contesti limitati e a basso volume, ma diventano rapidamente insostenibili quando i processi si complicano. L’assenza di dati aggiornati in tempo reale comporta errori, ritardi e difficoltà nel pianificare la produzione.

Oggi, la gestione del magazzino si basa su sistemi digitali e software WMS (Warehouse Management System), che permettono di monitorare ogni movimento in modo automatico, ottimizzare i percorsi degli operatori e analizzare le performance operative. Un WMS integrato con gestionale ERP o software MES consente di allineare scorte e produzione, migliorando la tracciabilità e riducendo i rischi di interruzioni nei flussi produttivi.

La vera differenza della digitalizzazione consiste nel trasformare dati grezzi in informazioni strategiche: la disponibilità in tempo reale di ogni materiale permette di pianificare gli approvvigionamenti, prevedere eventuali criticità e intervenire prima che si generino problemi.

Digitalizzare il magazzino: le fasi principali

Oggi una gestione digitalizzata del magazzino consente alle aziende di considerare il magazzino come un asset strategico per la competitività e le finanze aziendali. Soluzioni digitali, integrate tra di loro come sistemi ERP e Software WMS permettono ai Responsabili di magazzino di avere una visione a 360 gradi di quello che sta accadendo in magazzino, mantenendo un alto livello di tracciabilità durante il flusso logistico della merce che è composto da:

Arrivo merce

All’arrivo della merce in magazzino, il primo passo è il ricevimento. Il ricevimento prevede innanzitutto il controllo dei documenti di trasporto (DDT). Si verifica che la quantità e il tipo di prodotti corrispondano all’ordine.
La merce viene quindi scaricata e portata in un’area di attesa. Qui può essere temporaneamente stoccata in attesa di ulteriori controlli.
In questa fase si applicano etichette o codici a barre per identificare ogni articolo. Questo facilita la tracciabilità di tutti i prodotti.
Infine, tutte le informazioni sulla merce ricevuta quantità, caratteristiche, posizione e stato vengono registrate nel sistema gestionale.
Così il flusso informativo rimane aggiornato e pronto per lo stoccaggio e la preparazione degli ordini.

Movimentazione interna

Riguarda lo spostamento e la gestione fisica della merce dopo il ricevimento, comprendendo il trasporto dalle baie di scarico alle aree di stoccaggio, la sistemazione nei reparti o scaffalature secondo logiche di rotazione e la preparazione di eventuali lotti per prelievo. Include l’uso di attrezzature come muletti, transpallet e nastri, l’applicazione di etichette di tracciabilità (barcode/RFID) e la registrazione puntuale delle operazioni nel WMS.

Stoccaggio

Consiste nella collocazione della merce nelle ubicazioni predefinite all’interno del magazzino, secondo criteri di ottimizzazione dello spazio, facilità di accesso e rotazione dei prodotti. La merce viene allocata in base a logiche di gestione delle scorte come FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) o FEFO (First Expired, First Out), in modo da garantire la corretta sequenza di prelievo e ridurre il rischio di scadenza dei prodotti. Ogni posizione è tracciata nel WMS e contrassegnata con codici a barre o RFID, assicurando visibilità completa delle giacenze, rapidità nei prelievi e controllo accurato dei lotti

Gestione scorte

La gestione delle scorte in magazzino si basa sul monitoraggio in tempo reale delle giacenze tramite il WMS, che aggiorna automaticamente l’inventario a ogni variazione di merce. Questo consente di mantenere dati sempre accurati e ridurre le discrepanze tra quantità fisiche e registrate. L’approccio permette una pianificazione efficiente degli ordini, livelli di stock ottimizzati e decisioni operative rapide, garantendo piena tracciabilità e visibilità delle scorte in ogni momento.

Picking

È l’insieme delle operazioni di prelievo della merce dalle ubicazioni di stoccaggio per evadere gli ordini, gestito e monitorato tramite il WMS. Ogni prelievo viene registrato in tempo reale, aggiornando immediatamente l’inventario e garantendo coerenza tra giacenze fisiche e registrate. L’attività viene organizzata per ottimizzare i percorsi e i tempi di movimentazione all’interno del magazzino, riducendo errori e aumentando l’efficienza nella preparazione degli ordini. Un picking ben strutturato assicura continuità operativa, tracciabilità completa della merce e supporta il rispetto dei tempi di consegna.

Packing e quality check

In questa fase ogni ordine viene controllato per confermare l’ idoneità dei prodotti, delle quantità e delle condizioni degli articoli, prima di procedere con l’imballaggio. Successivamente gli articoli vengono etichettati e confezionati secondo le specifiche richieste per garantire che arrivino integri e conformi al destinatario. Tutte le operazioni vengono registrate nel WMS, assicurando tracciabilità completa e aggiornamento immediato delle giacenze, così da garantire che solo ordini conformi vengano evasi dal magazzino.

Uscita merce

Prevede innanzitutto l’emissione del DDT (Documento di Trasporto), che certifica il contenuto e la destinazione della merce, e successivamente la registrazione dell’uscita nel WMS, aggiornando in tempo reale le giacenze. Questo processo garantisce la tracciabilità completa dei prodotti, la corrispondenza tra ordine e merce consegnata e il corretto aggiornamento dell’inventario, assicurando che il magazzino mantenga dati accurati e affidabili sullo stato delle scorte.

KPI da monitorare durante la gestione del magazzino

I KPI di magazzino (Key Performance Indicators) sono indicatori utilizzati per misurare l’efficienza, l’affidabilità e la produttività delle operazioni logistiche. Consentono di monitorare in modo oggettivo le principali attività del magazzino, fornendo dati fondamentali per il controllo delle performance operative. La loro rilevazione avviene grazie all’integrazione tra il software WMS e i sistemi ERP. L’analisi costante di questi indicatori è fondamentale per individuare inefficienze, migliorare la pianificazione delle risorse, ridurre costi e tempi di lavorazione e garantire un servizio logistico affidabile e competitivo.

I principali KPI di magazzino da monitore durante la gestione del magazzino sono:

Indice di rottura di stock: La rottura di stock si verifica quando un prodotto non è disponibile a magazzino al momento della richiesta, impedendo l’evasione dell’ordine. L’indice di rottura di stock misura la percentuale di richieste non soddisfatte per mancanza di scorte; un valore elevato indica una gestione inefficace dell’inventario.

Indice di rotazione: indica quante volte le scorte vengono rinnovate in un determinato periodo, mostrando la frequenza con cui la merce entra ed esce dal magazzino. Un valore basso segnala una bassa movimentazione dei prodotti, che comporta un maggiore occupazione di spazio e un aumento dei costi di gestione.

Movimentazione merci entrata e uscita: comprendono tutte le operazioni di spostamento della merce, suddivise in entrate, quando i prodotti vengono registrati e stoccati, e uscite, quando vengono prelevati per la spedizione. Il monitoraggio costante di questi flussi è fondamentale per mantenere il controllo delle scorte e garantire una gestione efficiente del magazzino.

Tasso di occupazione del magazzino: misura la quantità di spazio effettivamente utilizzata rispetto alla capacità totale durante le operazioni di ricevimento e spedizione. Un valore troppo elevato può indicare una disposizione inefficiente delle merci o un eccessivo livello di scorte, con conseguente riduzione della produttività operativa.

Lead Time di magazzino: indica il tempo totale necessario per completare il ciclo di movimentazione della merce, dalla ricezione dell’ordine fino alla disponibilità del prodotto per la spedizione. Monitorarlo è essenziale per evitare carenze di scorte e garantire che gli ordini vengano evasi puntualmente, riducendo il rischio di ritardi nelle consegne.

Costo per unità gestita: misura l’efficienza del magazzino valutando i costi sostenuti per gestire o movimentare ciascuna singola unità di prodotto. Monitorare questo indicatore permette di valutare l’efficienza operativa e di individuare eventuali aree in cui ottimizzare i processi per ridurre i costi.

Gestione magazzino con software WMS: 3 casi d’uso

Scegliere il software WMS più adatto è un passaggio strategico per una gestione del magazzino efficiente, sicura e integrata con i processi aziendali. Ogni realtà produttiva adotta procedure operative differenti: anche aziende che realizzano gli stessi prodotti possono distinguersi per modalità di approvvigionamento, stoccaggio o movimentazione delle merci.

Con il software WMS digitalizziamo il tuo magazzino in modo mirato e personalizzato, adattando le funzionalità ai tuoi processi specifici.
Ecco 3 casi d’uso che dimostrano si può trasformare la tua gestione del magazzino:

Gestione magazzino alimentare

Greci Industria Alimentare S.p.A. , azienda italiana leader nella produzione di semilavorati e prodotti finiti di alta qualità destinati al settore food service, ha ottimizzato la propria gestione del magazzino grazie al software WMS.
La piattaforma, sviluppata su misura in versione web e mobile, e l’integrazione con il gestionale ERP SAP, ha consentito la digitalizzazione completa dei flussi logistici, migliorando il controllo delle operazioni, la tracciabilità dei materiali e l’efficienza dei processi di movimentazione.

Gestione magazzino multi divisione

Cerealitalia S.p.A. , azienda italiana specializzata nella produzione di cereali e prodotti a base di cioccolato, aveva bisogno di digitalizzare i flussi intralogistici. L’azienda doveva gestire in modo centralizzato le operations di tre stabilimenti su un’unica piattaforma.
Grazie al software WMS, integrato con il gestionale ERP Gamma-Alyante di TeamSystem, l’azienda ha ottimizzato la gestione del magazzino. Ha ottenuto inventari più accurati, tracciabilità completa dei materiali e spedizioni più rapide e puntuali.

Gestione magazzino settore assemblaggio

Vaccari Mauro S.r.l. , azienda specializzata nell’assemblaggio industriale conto terzi, ha migliorato la propria gestione del magazzino e della logistica interna grazie all’adozione del software WMS.
L’interfaccia intuitiva e l’integrazione nativa con il gestionale ERP eSOLVER hanno permesso di ottimizzare la gestione degli scarti di produzione, rettificare in modo efficiente gli inventari e automatizzare l’allocazione del prodotto finito, garantendo maggiore controllo e tracciabilità lungo l’intero flusso operativo.

Conclusioni

Digitalizzare il magazzino con un software WMS significa trasformare i dati in informazioni strategiche, ridurre gli errori e velocizzare le operazioni.
Investire in soluzioni software non è solo una scelta tecnologica, ma il passo decisivo per rendere il tuo magazzino efficiente.

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Gestione magazzino: cos’è e come funziona nel 2025